Wissen außerhalb einzelner Personen dokumentieren

Halten Sie zuerst das Wissen fest, ohne das eine andere berechtigte Person den nächsten zugesagten Schritt nicht finden könnte: den bestätigten Projektstand, die gültige Fassung, offene Entscheidungen und die zuständige Person.

Eine Dateiablage allein hilft wenig, wenn unklar bleibt, was heute gilt.

Eine Projektübersicht anlegen

Beginnen Sie mit einem laufenden Auftrag oder einer bevorstehenden Veröffentlichung. Eine kurze Projektseite beantwortet fünf Fragen:

Verweisen Sie von der Übersicht auf die zugehörigen Unterlagen. Kennzeichnen Sie Kundenwünsche, über die noch nicht entschieden wurde.

Wichtige Elemente einer Projektübersicht

Häufige Arbeitsschritte beschreiben

Für wiederkehrende Aufgaben genügt oft eine knappe Anleitung mit Auslöser, benötigten Angaben, Arbeitsschritten, Prüfpunkten und Ergebnis. Bei einer Anfrage könnte sie zeigen, welche Angaben vor einem Angebot fehlen und wer Preis oder Termin bestätigen darf. Ausnahmen gehören dorthin, wo sie den nächsten Schritt ändern.

Gültigkeit und Zugriff sichern

Legen Sie fest, wo die gültige Übersicht liegt und wer sie nach einer Entscheidung aktualisiert. Vermerken Sie Änderungen so, dass eine übernehmende Person die aktuelle Fassung erkennt. Ältere Dateien können aufbewahrt werden, dürfen aber nicht mit der freigegebenen Fassung verwechselt werden.

Trennen Sie allgemeine Anleitungen von sensiblen Kunden- oder Abrechnungsdaten. Beschränken Sie Zugriffe auf personenbezogene Daten auf die Personen, die sie für ihre Aufgabe benötigen; prüfen Sie Berechtigungen regelmäßig. Dokumentation soll auffindbar sein, ohne allen Teammitgliedern sämtliche Unterlagen zu öffnen.

Prüfen Sie die Übersicht vor jeder Übergabe. Wer eine Freigabe oder Änderung festhält, aktualisiert sie unmittelbar danach und verlinkt die gültige Fassung.